Утверждено
указом Губернатора Брянской области
от 22 марта 2013 г. N 258
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области
В редакции указа Губернатора Брянской области от 23 ноября 2017 № 198, от 16 февраля 2023 № 15
I. Общие положения
1.1. Отдел делопроизводства администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее — отдел делопроизводства) входит в структуру администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
1.2. Отдел делопроизводства в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Брянской области, законами Брянской области, нормативными правовыми актами Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, иными правовыми актами Брянской области, а также настоящим Положением.
1.3. Отдел делопроизводства непосредственно подчинен заместителю Губернатора Брянской области, возглавляющему администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее — руководитель администрации).
1.4. Отдел делопроизводства имеет бланк со своим наименованием (с одноцветным изображением герба Брянской области), круглые мастичные печати (негербовые) с наименованием «Администрация Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Отдел делопроизводства», «Администрация Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Отдел делопроизводства. Канцелярия», «Администрация Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Отдел дело-производства. Группа подготовки документов» и штампы для оформления и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, для заверения копий и выписок из нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
1.5. Финансово-хозяйственное обеспечение отдела делопроизводства осуществляют структурные подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
II. Основные задачи отдела делопроизводства
2.1. Организация документационного обеспечения деятельности Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области и заместителей Губернатора Брянской области.
2.2. Совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной техники и программного обеспечения.
2.3. Методическое руководство работой по организации делопроизводства в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, методическая помощь органам исполнительной власти области и органам местного самоуправления муниципальных образований Брянской области в организации делопроизводства.
2.4. Организация разработки документов (инструкций и положений) по вопросам делопроизводства.
2.5. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
2.6. Обеспечение функционирования и наполняемости базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».
2.7. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений, указов и распоряжений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, решений коллегии при Губернаторе Брянской области.
2.8. Организация комплектования, хранение, учет и использование документов архивного фонда администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, передача документов на постоянное хранение в Государственный архив Брянской области.
III. Функции отдела делопроизводства
В соответствии с возложенными задачами отдел делопроизводства осуществляет следующие функции:
3.1. Обеспечивает единый порядок документирования, учета и прохождения документов, поступающих Губернатору Брянской области, в Правительство Брянской области, администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, и исходящей корреспонденции с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (далее — система «Дело»), а также выдачу справочной информации о прохождении поступившей корреспонденции.
3.2. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению с использованием системы «Дело» внутренней корреспонденции.
3.3. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению корреспонденции с пометкой «Для служебного пользования».
3.4. Осуществляет контроль за организацией делопроизводства в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области в соответствии с правовыми документами в сфере делопроизводства и Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.5. Оказывает методическую помощь органам исполнительной власти Брянской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Брянской области по вопросам документационного обеспечения их деятельности, совершенствования форм и методов документирования.
3.6. Осуществляет контроль за соблюдением порядка и правильностью подготовки и оформления проектов указов, постановлений, распоряжений, писем, решений коллегии, представляемых на подпись Губернатору Брянской области, проектов приказов, представляемых на подпись руководителю администрации.
3.7. Осуществляет проверку согласованных проектов нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, проектов писем за подписью Губернатора Брянской области, проектов приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области на соответствие нормам и правилам русского языка, официально-деловому стилю, проводит унификацию терминологии, обозначений и сокращений, корректирует и редактирует тексты проектов указанных документов.
3.8. Оформляет на бланках и своевременно передает на подпись проекты указов и распоряжений Губернатора Брянской области, проекты писем за подписью Губернатора Брянской области, проекты постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, проекты приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.9. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения документов, анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, представляет Губернатору Брянской области и руководителю администрации указанную информацию.
3.10. Осуществляет регистрацию и обеспечивает своевременную передачу для опубликования в печати законов Брянской области, подписанных Губернатором Брянской области, правовых актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Осуществляет тиражирование и рассылку государственным органам, структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органам исполнительной власти Брянской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Брянской области, а также иным органам и организациям в соответствии с листами рассылки, подготавливаемыми исполнителями, по системе «Дело» и на бумажных носителях. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023 № 15)
3.11. Осуществляет выдачу заверенных копий и выписок из правовых актов Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области в установленном порядке.
3.12. Ведёт учет договоров и соглашений Брянской области (за исключением финансовых договоров, подлежащих регистрации и хранению в отделе финансов, бухгалтерского учета и отчетности администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области). (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)
3.13. Организует комплектование, хранение, учет и использование документов архивного фонда администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, обеспечивает выдачу справок и материалов для выдачи справок по хранящимся в архиве делам.
3.14. Организует работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения на хранение в Государственный архив Брянской области, списанию документов временного срока хранения.
3.15. Формирует сводную номенклатуру дел администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.16. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области в оформлении и формировании дел, подлежащих сдаче в архив.
3.17. Участвует в подготовке проектов правовых актов Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области, инструкций и положений по вопросам делопроизводства.
3.18. Участвует в разработке бланков и типовых форм документов, печатей, штампов, применяемых в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.19. Ведёт учет и выдачу структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области гербовых бланков писем Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области, администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, бланков указов и распоряжений Губернатора Брянской области, бланков постановлений и распоряжений Правитель-ства Брянской области, бланков приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Контролирует использование гербовых бланков структурными подразделениями и осуществляет подготовку актов о списании испорченных гербовых бланков.
3.20. Осуществляет хранение и использование в установленном порядке гербовых печатей Губернатора Брянской области, Правительства Брянской области, администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.
3.21. Ведет протоколы заседаний коллегии при Губернаторе Брянской области, протоколы заседаний Правительства Брянской области, протоколы оперативных совещаний у Губернатора Брянской области.
3.22. Обеспечивает печатание документов, выполнение, копировально-множительных работ в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023 № 15)
3.23. Рассматривает обращения граждан, организаций, областных и федеральных органов исполнительной власти, органов местного само-управления муниципальных образований Брянской области по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.24. Осуществляет иные функции в соответствии с возложенными на отдел задачами.
3.25. Обеспечивает предварительное изучение и анализ, в том числе с привлечением помощников Губернатора Брянской области, других сотрудников администрации, экспертов, документации и письменной корреспонденции (за исключением материалов с грифом «Секретно»), поступающей на рассмотрение Губернатору Брянской области, обеспечивает подготовку проектов резолюций, изменение в случае необходимости подготовленных проектов резолюций до принятия решений Губернатором Брянской области (лицом, исполняющим обязанности Губернатора Брянской области). (в ред. указа Губернатора Брянской области от 06.02.2020 N 25)
IV. Организация деятельности отдела делопроизводства
4.1. Руководство отделом делопроизводства осуществляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем администрации. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)
4.2. Начальник отдела:
4.2.1. Организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций.
4.2.2. Планирует деятельность отдела, распределяет обязанности между сотрудниками, разрабатывает проекты должностных регламентов, должностных инструкций сотрудников отдела делопроизводства.
4.2.3. Вносит предложения руководителю администрации об изменении структуры и штатного расписания отдела делопроизводства, назначении на должность и освобождении от должности работников отдела, по повышению их квалификации, применению к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания.
4.2.4. В рамках своей компетенции представляет отдел во взаимоотношениях со структурными подразделениями администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органами исполнительной власти Брянской области, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023 № 15)
4.2.5. Визирует правовые акты Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, приказы администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, письма за подписью Губернатора Брянской области, документы в части компетенции отдела.
4.2.6. Заверяет копии указов и распоряжений Губернатора Брянской области, копии постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, копии приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области и выписки из них, копии с хранящейся в канцелярии отдела делопроизводства корреспонденции.
4.2.7. Обеспечивает повышение профессионального уровня сотрудников отдела делопроизводства.
4.2.8. Выполняет поручения руководителя администрации и другие функции в пределах своих полномочий.
4.2.9. Информирует руководителя администрации о состоянии исполнительской дисциплины в части соблюдения сроков исполнения контрольных документов сотрудниками администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органов исполнительной власти Брянской области, органов местного самоуправления Брянской области. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023 № 15)
4.2.10. Организует проведение совещаний и иных мероприятий, направленных на дальнейшее совершенствование делопроизводства.
4.3. В период временного отсутствия начальника отдела делопроизводства руководство отделом осуществляет заместитель начальника отдела делопроизводства. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)
4.4. Гражданские служащие отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем администрации в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 23.11.2017 N 198)
V. Права и обязанности отдела делопроизводства
5.1. Отдел делопроизводства имеет право:
5.1.1. Осуществлять информационное, организационное и иное взаимодействие с федеральными органами государственной власти, государственными органами Брянской области, органами государственной власти иных субъектов Российской Федерации, органами исполнительной власти Брянской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Брянской области, структурными подразделениями администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а также учреждениями и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023 № 15)
5.1.2. Использовать в своей деятельности государственные информационные ресурсы Брянской области.
5.1.3. Вносить предложения по совершенствованию работы по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
5.1.4. Привлекать в установленном порядке структурные подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области и органы исполнительной власти Брянской области для подготовки информационных, аналитических и иных материалов по вопросам делопроизводства. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023 № 15)
5.1.5. По согласованию с руководителем администрации проводить проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, органах исполнительной власти Брянской области. (в ред. указа Губернатора Брянской области от 16 февраля 2023 № 15)
5.1.6. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводства.
5.1.7. Не принимать к производству (оформление, регистрация, рассылка, печатание, тиражирование и т. д.) документы, подготовленные с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а также содержащие большое количество стилистических и грамматических ошибок.
5.1.8. Пользоваться печатями, штампами и бланками в соответствии с установленным порядком.
5.1.9. Пользоваться иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций в соответствии с действующим законодательством.
5.2. Отдел делопроизводства обязан:
5.2.1. В своей деятельности руководствоваться Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом Брянской области, законами Брянской области, правовыми актами Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, настоящим Положением.
5.2.2. Исполнять возложенные на него функции.
VI. Ответственность сотрудников отдела делопроизводства
Сотрудники отдела делопроизводства несут персональную ответственность за несоблюдение действующего законодательства при подготовке документов, разглашение конфиденциальной информации, персональных данных государственных гражданских служащих, несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на них должностных обязанностей, несоблюдение требований законодательства о государственной гражданской службе, трудовой и исполнительской дисциплины в соответствии с действующим законодательством.